«Se tu hai una mela, e io ho una mela, e ce le scambiamo, allora tu ed io abbiamo sempre una mela ciascuno. Ma se tu hai un’idea, ed io ho un’idea, e ce le scambiamo, allora abbiamo entrambi due idee.»
George Bernard Shaw
Per poter raggiungere i migliori risultati è importante avere sempre a portata di mano e aggiornata la cassetta degli attrezzi: degli strumenti che rappresentano la base per poter curare la relazione con i propri donatori al meglio e dar vita a campagne di raccolta fondi veramente efficace ed efficienti.
Per questo motivo abbiamo pensato di condividere con tutti voi una cassetta degli attrezzi (in continua crescita) di materiali che nascono dall’esperienza maturata in oltre 15 anni di confronto con tante organizzazioni e professionisti.
Lettera di ringraziamento
Ringraziare per una donazione è fondamentale. Anche se i manuali ci invitano a farlo entro 24/48 ore, è importante prendersi il giusto tempo (non andate però oltre i 15-30 giorni) per evitare le classiche lettere ciclostilate e realizzarne una che abbia veramente al centro il donatore e l’impatto della sua donazione per i beneficiari.
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Mappatura delle relazioni
Spesso ci si affanna a immaginare attività nuove per andare a intercettare nuovi potenziali donatori, ma troppo spesso ci si dimentica del patrimonio relazionale potenziale che ogni organizzazione possiede, grazie a volontari, consiglieri e lavoratori. Fuori le agende e ognuno indichi almeno 10 nomi di persone e aziende!
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Ricevuta donazioni
La ricevuta delle donazioni non è solo un adempimento amministrativo. È l’occasione per conoscere meglio il donatore e raccogliere i dati di contato, se è nuovo, o verificare che le informazioni in database siano aggiornate. Ricordiamoci che senza questi dati non potremo aggiornalo, condividere le storie e coinvolgerlo in futuro.
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Biglietto lotteria
La lotteria è spesso organizzata dagli enti per coinvolgere la comunità e per sostenere i progetti. Per sua natura è un’iniziativa che attiva moltissime persone con un piccolo contributo. È quindi fondamentale pensare al biglietto anche come mezzo per raccogliere i contatti dei donatori in modo da avviare una relazione duratura.
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Lettera riepilogo donazioni
I primi mesi dell’anno sono il momento per mandare una lettera riepilogativa delle donazioni effettuate nell’anno precedente. Per molti è solo un “adempimento” legato alla possibilità di richiedere i benefici fiscali nella dichiarazione dei redditi, invece è un’occasione unica per raccontare quanto è speciale ogni singolo donatore.
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Report incontri
Siamo spesso coinvolti in incontri e riunioni e sarà capitato a tutti, dopo qualche giorno o solo poche ore, di non ricordarsi più cosa era stato deciso. Per questo è importante dotarsi di un format semplice e sintetico di report che possa essere compilato durante l’incontro e che metta in evidenza chi deve fare cosa, entro quando.