«Se tu hai una mela, e io ho una mela, e ce le scambiamo, allora tu ed io abbiamo sempre una mela ciascuno. Ma se tu hai un’idea, ed io ho un’idea, e ce le scambiamo, allora abbiamo entrambi due idee.»
George Bernard Shaw
Per poter raggiungere i migliori risultati è importante avere sempre a portata di mano e aggiornata la cassetta degli attrezzi: degli strumenti che rappresentano la base per poter curare la relazione con i propri donatori al meglio e dar vita a campagne di raccolta fondi veramente efficace ed efficienti.
Per questo motivo abbiamo pensato di condividere con tutti voi una cassetta degli attrezzi (in continua crescita) di materiali che nascono dall’esperienza maturata in oltre 15 anni di confronto con tante organizzazioni e professionisti.
Budget raccolta fondi
Il budget dell’attività annuale di raccolta fondi rappresenta un momento importante di programmazione e di strategia. Per questo è importante affrontarlo con gli strumenti corretti e il più professionali possibili, in modo da evitare problematiche durante il corso dell’anno e garantire il successo dell’attività programmata.
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Scheda di raccolta dei bisogni
La scheda di raccolta dei bisogni è uno strumento utile a definire cosa serve per realizzare il progetto attorno al quale ruota una campagna di raccolta fondi, mappando i beni, i servizi, gli spazi e le risorse necessarie, per arrivare a definire un budget di progetto.
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Lettera di ringraziamento
Ringraziare per una donazione è fondamentale. Anche se i manuali ci invitano a farlo entro 24/48 ore, è importante prendersi il giusto tempo (non andate però oltre i 15-30 giorni) per evitare le classiche lettere ciclostilate e realizzarne una che abbia veramente al centro il donatore e l’impatto della sua donazione per i beneficiari.
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Mappatura delle relazioni
Spesso ci si affanna a immaginare attività nuove per andare a intercettare nuovi potenziali donatori, ma troppo spesso ci si dimentica del patrimonio relazionale potenziale che ogni organizzazione possiede, grazie a volontari, consiglieri e lavoratori. Fuori le agende e ognuno indichi almeno 10 nomi di persone e aziende!
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Ricevuta donazioni
La ricevuta delle donazioni non è solo un adempimento amministrativo. È l’occasione per conoscere meglio il donatore e raccogliere i dati di contato, se è nuovo, o verificare che le informazioni in database siano aggiornate. Ricordiamoci che senza questi dati non potremo aggiornalo, condividere le storie e coinvolgerlo in futuro.
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Biglietto lotteria
La lotteria è spesso organizzata dagli enti per coinvolgere la comunità e per sostenere i progetti. Per sua natura è un’iniziativa che attiva moltissime persone con un piccolo contributo. È quindi fondamentale pensare al biglietto anche come mezzo per raccogliere i contatti dei donatori in modo da avviare una relazione duratura.
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Lettera riepilogo donazioni
I primi mesi dell’anno sono il momento per mandare una lettera riepilogativa delle donazioni effettuate nell’anno precedente. Per molti è solo un “adempimento” legato alla possibilità di richiedere i benefici fiscali nella dichiarazione dei redditi, invece è un’occasione unica per raccontare quanto è speciale ogni singolo donatore.
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Report incontri
Siamo spesso coinvolti in incontri e riunioni e sarà capitato a tutti, dopo qualche giorno o solo poche ore, di non ricordarsi più cosa era stato deciso. Per questo è importante dotarsi di un format semplice e sintetico di report che possa essere compilato durante l’incontro e che metta in evidenza chi deve fare cosa, entro quando.
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Schema storytelling progetto
Il progetto da abbinare a un’attività di raccolta fondi può essere sintetizzato in una semplice tabella oppure immaginato come una storia che si apre con un problema che si vuole risolvere, mettendo in atto specifiche azioni grazie al coinvolgimento di eroi e si chiude con due futuri: quello già scritto e uno alternativo.
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Piano editoriale social
Gestire i profili social è un’attività che richiede tempo ed energie. Per garantire continuità e organicità nella produzione dei contenuti, è importante definire un piano editoriale che metta al centro e identifichi delle rubriche tematiche e i relativi materiali che dovranno essere predisposti, oltre a pianificarne la cadenza temporale.
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Brief progetto creativo
Molto spesso nello sviluppo di progetti creativi per le attività di comunicazione e fundraising (pieghevoli, locandine, sito web, video ecc.) si collabora con professionisti esterni all’Associazione. Impostare un brief sintetico, ma che non tralasci nessuna informazione chiave necessaria, è fondamentale per un risultato efficace.
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Donor Personas
I donatori non sono numeri ma persone! In fase di pianificazione di una campagna di raccolta fondi non bisogna definirli come un target ma descrivere, grazie allo strumento delle Donor Personas, uno o più donatori ideali attraverso le loro caratteristiche, i valori, le motivazioni, i comportamenti e le frustrazioni.
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Timing 5×1000
La campagna del 5×1000 richiede uno sforzo organizzativo non indifferente alle organizzazioni, in quanto devono coordinare le proprie iniziative di comunicazione in modo da non mancare alcuna scadenza e da raggiungere i propri sostenitori nel momento giusto e con gli strumenti più efficaci.
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Vademecum 5×1000
I volontari, durante la campagna del 5×1000 possono giocare un ruolo decisivo se vengono coinvolti, organizzati e formati nel modo giusto! Questo vademecum contiene tutte le informazioni necessarie a rendere i volontari della vostra Organizzazione dei perfetti promotori della vostra causa.
